SCHEDA ISCRIZIONE EVENTI S.I.M.G.

“Informativa ex artt. 13-14 Reg.UE 2016/679”

 

1. QUALI DATI VENGONO TRATTATI


  • dati forniti dall’interessato direttamente o per tramite di soggetti da egli autorizzati che agiscono per Suo conto
  • dati relativi agli eventi a cui intende partecipare o ha partecipato
  • in taluni casi dati relativi all’Ente (Sponsor, Azienda, Associazione, altro) che ha organizzato o offerto all’interessato la partecipazione all’evento
  • dati di natura contabile-amministrativa – dati di pagamento
  • dati relativi ai servizi richiesti o utilizzati
  • dati relativi alla partecipazione alle iniziative organizzate da SIMG
  • riprese video-fotografiche acquisite durante gli eventi
  • dati relativi alla partecipazione alle attività di ricerca e divulgative promosse o organizzate da SIMG

Si ricorda che la normativa stabilisce particolari tutele per i dati relativi a condanne penali e reati e per le “categorie particolari di dati” [l’art. 9 c. 1 definisce particolari le seguenti categorie di dati: “dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”]. Di norma non è previsto il trattamento sistematico di tali categorie di dati, tuttavia ciò potrebbe risultare necessario nell’Ambito di alcuni servizi richiesti dall’interessato riguardo ai quali l’interessato stesso comunichi spontaneamente tali dati; riguardo a questo punto, particolare attenzione viene prestata nell’acquisire solamente i dati e nell’effettuare esclusivamente i trattamenti necessari a soddisfare legittime richieste degli interessati e solo se pertinenti e necessari in relazione alle finalità di seguito indicate.

2. PERCHÈ VENGONO TRATTATI I DATI


I trattamenti che saranno effettuati hanno le seguenti finalità:

  1. gestione amministrativa e operativa dell’evento organizzato da SIMG (logistica, redazione elenchi partecipanti, programmazione didattica, ottemperanza ad obblighi di legge e/o contrattuali, assegnazione crediti formativi ai partecipanti, etc.)[base giuridica del trattamento: trattamento effettuato da SIMG nell’ambito delle sue legittime attività – adempimento contrattuale – obbligo legale]
  2. adempiere ad obblighi contrattuali e di natura contabile e fiscale, rendere dimostrabile la validità dell’attestato di partecipazione rilasciato al partecipante [base giuridica del trattamento: adempimento contrattuale – obbligo legale]
  3. soddisfare eventuali richieste dell’interessato; i recapiti eventualmente forniti potranno essere utilizzati per comunicazioni inerenti la programmazione dell’evento a cui l’interessato ha aderito o intende aderire, [base giuridica del trattamento: adempimento contrattuale – consenso dell’interessato e/o perseguimento “legittimo interesse”]
  4. gestione anagrafica partecipanti, indirizzari e calcoli statistici,[base giuridica del trattamento: il trattamento effettuato da SIMG nell’ambito delle sue legittime attività]
  5. eventualmente tutelare un legittimo interesse, far valere o difendere un diritto, [base giuridica del trattamento coincidente con la finalità]
  6. finalità connesse all’attività di public relations, comunicazione e pubblicità, attività di informazione al pubblico. In particolare i recapiti, gli indirizzi postali e di posta elettronica eventualmente forniti potranno essere utilizzati per l’invio di comunicazioni di cortesia e/o di materiale informativo relativo a SIMG, alle sua attività e ad eventi a cui partecipa, sia in qualità di sponsor che in qualità di organizzatore/promotore. [base giuridica del trattamento: perseguimento di legittimi interessi del titolare consistenti nella corretta organizzazione e programmazione delle attività e nel trattare dati personali per finalità di comunicazione e promozione delle proprie attività tenendo sempre conto delle ragionevoli aspettative nutrite dall’interessato in base alla sua relazione con SIMG]
  7. DARE PUBBLICITà ALL’EVENTO gestione archivio storico. [base giuridica del trattamento: legittimo interesse del titolare consistente nella ricostruzione storica delle attività dell’Associazione]

3. COME VENGONO TRATTATI I DATI e tempi di conservazione


In relazione alle summenzionate finalità i trattamenti dei dati personali potranno avvenire con strumenti cartacei, informatici e telematici, sempre garantendo la più assoluta riservatezza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità sopra descritte, in termini di registrazione e periodi di conservazione dei dati.
I dati, fatto salvo quanto previsto dalle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa verranno conservati esclusivamente per i tempi consentiti/imposti dalla normativa vigente applicabile alla specifica finalità per cui i dati sono trattati.
Fatti salvi i diritti riconosciuti all’interessato dalla normativa vigente, i dati relativi agli eventi ed iniziative organizzate o sponsorizzate da SIMG, verranno conservati a tempo indefinito negli archivi storici dell’Associazione.
I dati necessari alla ricostruzione del percorso FORMATIVO compiuto dall’interessato , indispensabili per dimostrare la correttezza delle attività svolte da SIMG e la validità dell’attestato conseguito anche a distanza di tempo, verranno conservati in forma riservata anche a disposizione dell’interessato stesso per un periodo di tempo sufficiente a comprendere la sua vita professionale (indicativamente 40 anni)

4) DA CHI POSSONO ESSERE TRATTATI


I dati potranno essere trattati dalle seguenti categorie di incaricati e/o responsabili:

  • organi direttivi di SIMG, – personale addetto all’organizzazione e gestione dell’evento, personale addetto al controllo accessi, – addetti all’amministrazione per la gestione degli aspetti amministrativi
  • con esclusione della consultazione sistematica, personale addetto alla manutenzione dei sistemi informatici che ha il compito di garantire la funzionalità dei sistemi, la sicurezza dei dati e le operazioni di backup
  • dalla controllata Simg Service Congress And Education S.r.l. – a cui SIMG demanda attività di carattere destionale/amministrativo e di supporto direzionale/logistico/organizzativo, sempre nell’ambito ed in osservanza di quanto previsto dallo Statuto
  • dalla società Virtual Training Support srl ( Via A. Cesalpino 5/b, 50134 Firenze), nominata responsabile, cui sono affidate le attività di organizzazione e supporto per l’evento nonché la gestione del mini sito congresso2020.simgvirtualcongress.it
  • dalla società GENOMEDICS S.r.l. (VIA SESTESE 61 – 50141 Firenze (FI), nominata responsabile, che partecipa attivamente e fornisce altri servizi necessari alla buona riuscita dell’evento
  • altre aziende/consulenti, nominati Responsabili esterni, che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per attività ausiliare alle finalità sopra indicate

sempre e solo nei limiti di quanto effettivamente necessario ad espletare le proprie funzioni.

5. A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI


I dati personali potranno essere comunicati o resi disponibili, sempre e solo in relazione alle finalità sopra indicate:

  • a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme
  • ad altri soggetti (aziende/consulenti), che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per attività ausiliare alle finalità sopra indicate
  • limitatamente ai dati di natura contabile e fiscale a banche, istituti di credito, società di elaborazioni dati e società di emissione carte di credito, per le attività strettamente connesse alla esecuzione ed alla gestione amministrativa
  • ad altri soggetti che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per finalità ausiliare a quanto riportato al precedente punto 2, sempre nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti a loro delegati quali: adempimenti fiscali, contabili, assicurativi, gestione sistemi informativi, servizi finanziari
  • all’ente di Appartenenza dell’interessato
  • agli Enti/Aziende/Professionisti/sponsor che partecipano all’attività corsuale/congressuale a cui è iscritto l’interessato

Naturalmente tutte le comunicazioni sono limitate ai soli dati necessari all’Ente destinatario (che sarà titolare autonomo per tutti i trattamenti conseguenti) per il raggiungimento dei legittimi fini connessi alla comunicazione stessa.

5.1 TRASFERIMENTO ALL’ESTERO

I dati saranno trasferiti verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea : con il consenso dell’Interessato o su sua istruzione in relazione a servizi da egli richiesti

5.2 DIFFUSIONE

Potranno essere pubblicati a scopo divulgativo e per dare la giusta pubblicità agli eventi:

  • elenchi dei partecipandi ai corsi organizzati dalla Scuola di Alta Formazione [base giuridica consenso degli interessati]
  • foto e riprese video ritraenti l’interessato acquisite durante gli eventi/iniziative organizzate e/o sponsorizzate da SIMG, [base giuridica consenso degli interessati]
  • foto e riprese video acquisite durante gli eventi/iniziative organizzate e/o sponsorizzate da SIMG tese unicamente a rappresentare l’evento nel suo complesso, ove l’interessato sia solo incidentalmente riconoscibile, [base giuridica: legittimo interesse divulgativo]
  • È, inoltre, doveroso far presente che nel corso di eventi pubblici o aperti al pubblico, anche soggetti terzi potrebbero acquisire riprese televisive/registrazioni/servizi fotografici destinati alla diffusione, in cui potrebbero apparire partecipanti identificabili.

6. QUANDO È OBBLIGATORIO COMUNICARE I PROPRI DATI


Caso per caso, viene sempre data indicazione dei dati di cui è obbligatoria la comunicazione in relazione alle finalità per cui i dati vengono richiesti a seconda del mezzo utilizzato (tramite evidenziazione sulla modulistica e sui form presenti sul sito internet o indicazione da parte del personale incaricato da SIMG).

7. TITOLARE DEL TRATTAMENTO


Società Italiana di Medicina Generale e delle Cure Primarie (S.I.M.G.) con sede legale in (50142) Firenze (FI), via del Sansovino 179.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO


l’Interessato ha il diritto di chiedere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, la loro la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o di opporsi al trattamento stesso (artt. 15 e ss. del Reg. UE 2016/679) nonché di revocare il Suoi consensi in qualsiasi momento (senza che sia pregiudicata la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca); Inoltre, se il riscontro alla sue richieste non è soddisfacente o in caso lo ritenga necessario, potrà presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza di Monte Citorio n. 121 00186 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Centralino telefonico: (+39) 06.696771 – E-mail: garante@gpdp.it – posta certificata protocollo@pec.gpdp.it).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richieste indirizzate senza particolari formalità, anche per il tramite di un delegato.

Per esercitare i propri diritti gli interessati potranno rivolgersi al Titolare, tramite posta all’indirizzo riportato al precedente punto 7 o attraverso i seguenti recapiti:

  • e-mail info@simg.it
  • pec: simg@pec.it
  • Fax: 055 71.30.315
  • tel. 055/700027 (specificando all’operatore la natura della richiesta o del problema evidenziato)

tenendo sempre presente che non sarà possibile soddisfare le istanze ricevute ove non vi sia certezza circa l’identità dell’interessato in special modo per richieste pervenute telefonicamente.